Maatregelen

Maatregelen
Zoals uit de rechtmatigheidsverantwoording blijkt, is voor € 324.000 aan onrechtmatigheden geconstateerd. Dit betreft ongeveer een kwart procent van het totaal aan lasten. Hiermee kunnen we stellen dat ruim 99,5% van de lasten wel rechtmatig tot stand zijn gekomen. Het college streeft naar het zo optimaal mogelijk blijven beheersen van de risico’s. Met name op het gebied van inkopen worden verbetermogelijkheden gezien om afwijkingen op het gebied van financiële rechtmatigheid in de toekomst verder te beperken:

Inkopen
Volgens de wet- en regelgeving moeten aanbestedingen vanaf een bepaalde financiële omvang breed in de Europese markt worden uitgezet. In het verleden is dit niet altijd gebeurd. Zo schaften we diverse specifiek gewenste applicaties aan door middel van enkelvoudige inkoopprocedures. Vanwege de financiële omvang van deze investeringen zijn deze daarom financieel onrechtmatig.

De organisatie voert momenteel een inventarisatie uit om te kijken of dit ook bij andere applicaties is gebeurd. Naar aanleiding hiervan stellen we een plan op om de onrechtmatigheden op te lossen. Hierbij nemen we ook andere aspecten mee. Voorbeelden hiervan zijn: continuïteit van de bedrijfsvoering, financiële impact van de benodigde investering om de onrechtmatigheid op te lossen en technologische ontwikkelingen. Dit kan betekenen dat we bepaalde onrechtmatigheden bewust een periode in stand houden, omdat andere aspecten op dat moment zwaarwegender zijn.

Om het risico op onrechtmatige inkopen in de toekomst verder te verlagen, vergroten we de bewustwording en kennis van het inkoopproces bij de medewerkers van onze organisatie. Ook stellen we hulpmiddelen ter beschikking die het doorlopen van inkoopprocedures eenvoudiger maken. Verder scherpten we de interne controles op dit thema aan. Hierdoor komen mogelijke afwijkingen eerder in beeld waardoor we beter in staat worden gesteld bij te sturen.

Overige maatregelen
Jaarlijks actualiseren we voor de financieel meest omvangrijke processen de risico’s, beheersmaatregelen en controleplannen. In verband met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording besteden we hier in 2021 nog nadrukkelijker aandacht aan. Op deze manier werken we aan de ambitie om als gemeente Etten-Leur 'aantoonbaar financieel in control' te zijn en financiële onrechtmatigheden verder te beperken.

Bewuste afwijkingen
In 2020 waren er geen bewuste afwijkingen van de wet- en regelgeving. In de komende jaren houden we bewust enkele onrechtmatigheden in stand. Deze onrechtmatigheden hebben betrekking op enkele van de hierboven genoemde applicaties. Om deze applicaties op korte termijn te vervangen zijn forse investeringen nodig. Ook hebben het vervangen van deze applicaties grote gevolgen voor de bedrijfsvoering. Het oplossen van deze onrechtmatigheden vinden wij daarom op dit moment niet opwegen tegen de financiële en bedrijfsvoering aspecten.